Tout savoir sur la sous-location professionnelle

La sous-location professionnelle est une solution de plus en plus prisée par les entreprises pour optimiser leurs coûts immobiliers. Voyons en détail ce que recouvre ce terme et comment la mettre en place dans les règles.

Qu'est-ce que la sous-location professionnelle ?

La sous-location professionnelle désigne la location par un locataire (le bailleur principal) d'une partie ou de la totalité de ses locaux à une autre entreprise (le sous-locataire). On parle aussi de "sous-location de locaux commerciaux" ou de "sous-location de bureaux".

Définition et principes de base

Le bailleur principal loue des locaux auprès d'un propriétaire ou d'une agence immobilière. Il peut ensuite sous-louer ces locaux à un tiers, devenant alors "sous-bailleur". Le sous-locataire paye un loyer au sous-bailleur qui reverse une partie au bailleur principal. C'est ce qu'on appelle une "sous-location en cascade". La sous-location implique donc 3 acteurs : le propriétaire initial, le locataire principal (sous-bailleur) et le sous-locataire. Le sous-bailleur fait office d'intermédiaire et perçoit des revenus complémentaires.

Avantages de la sous-location pour les entreprises

La sous-location offre de nombreux avantages aux entreprises, qu'elles soient bailleur principal ou sous-locataire. Pour le sous-bailleur, c'est l'opportunité d'optimiser ses coûts immobiliers en répartissant la charge locative. Il dégage aussi des revenus complémentaires avec les loyers perçus. La sous-location apporte de la flexibilité en permettant d'ajuster les surfaces occupées en fonction des besoins évolutifs de l'entreprise. Pour le sous-locataire, c'est un moyen d'accéder à des locaux sans s'engager sur un bail de longue durée. La sous-location permet aussi de tester de nouveaux locaux avant un déménagement pérenne.

La sous-location professionnelle est-elle légale en 2024 ?

Oui, la sous-location de locaux commerciaux est totalement légale en France en 2024, à condition de respecter le cadre juridique et réglementaire en vigueur.

Cadre juridique et réglementations en vigueur

La sous-location de locaux professionnels est encadrée par le Code civil (articles 1717 à 1762) et le Code de la construction et de l'habitation. Le bail commercial initial conclu entre le propriétaire et le locataire principal doit expressément autoriser la sous-location. S'il est muet sur ce point, le locataire doit obtenir l'accord écrit du bailleur. Le sous-locataire est soumis aux mêmes obligations que le locataire principal vis-à-vis du propriétaire (usage des locaux, charges, entretien...). Dans ce cadre juridique, il est également crucial de se conformer aux lois et aux exigences spécifiques lors de la pratique de la sous-location temporaire.

Conditions à respecter pour une sous-location légale

Au-delà du cadre juridique, plusieurs conditions doivent être remplies pour pratiquer la sous-location en toute légalité :

• Obtenir l'autorisation explicite du propriétaire des locaux (si différent du bailleur direct)
• Établir un contrat de sous-location écrit avec le sous-locataire précisant toutes les conditions
• Déclarer les revenus issus de la sous-location au fisc et s'acquitter des charges sociales
• Respecter les normes d'habitabilité, de sécurité et d'accessibilité des locaux sous-loués

Quel statut juridique pour sous-louer vos locaux ? 

Selon la situation et la stratégie immobilière de l'entreprise, différents statuts juridiques sont possibles pour exercer une activité de sous-location de locaux professionnels.

Statut de loueur en meublé professionnel (LMP)

Le statut de loueur en meublé professionnel (LMP) au régime de la micro-entreprise est le plus courant pour la sous-location de bureaux meublés et équipés. Les locaux sont alors considérés comme des immeubles de rapport et le sous-bailleur est exonéré partiellement de charges sociales. C'est un statut simple à mettre en place avec des obligations comptables allégées. Le loueur en meublé professionnel bénéficie aussi d'un régime fiscal avantageux via l'application d'un abattement forfaitaire sur les revenus de sous-location.

Autres statuts possibles (SCI, entreprise...)

Selon les objectifs poursuivis et le volume de sous-locations prévu, d'autres options s'offrent aux entreprises souhaitant se lancer dans la sous-location :

• Société civile immobilière (SCI) : Acquisition ou détention des locaux au sein de la SCI, puis sous-location aux entreprises locataires
• Entreprise individuelle : Inscription de l'activité de sous-location dans le cadre de l'entreprise individuelle existante  
• Société commerciale (SARL, SAS...) : Création d'une société dédiée ayant pour objet la gestion et la sous-location de biens immobiliers

Le choix du statut dépend du volume d'activité de sous-location projeté et de la stratégie globale de l'entreprise en matière immobilière.

Comment facturer une sous-location professionnelle ?

Une fois le cadre juridique et le statut définis, se pose la question de la facturation aux sous-locataires. La facturation doit respecter certaines règles pour rester en conformité.

Facturation de la sous-location aux sous-locataires

Le sous-bailleur doit émettre des factures de loyers périodiques à destination de chaque sous-locataire. Ces factures mentionnent a minima :

• Le montant du loyer hors taxes pour la période concernée
• Les provisions pour charges locatives (électricité, chauffage, entretien...) 
• Le détail des charges réelles avec régularisation périodique
• Le montant de TVA applicable sur le loyer et les charges récupérables

Le sous-locataire règle ces factures selon les modalités prévues au contrat de sous-location (avance, échéances...). Une facturation rigoureuse est indispensable.

Gestion de la TVA sur les sous-locations

Le traitement de la TVA dépend du type de sous-location exercé. Dans le cas de sous-location de locaux nus (sans prestation de service), la TVA est appliquée au taux de 20% sur les loyers. Pour les sous-locations de locaux meublés et équipés, avec éventuellement des prestations associées (ménage, sécurité...), c'est le taux de TVA réduit de 10% qui s'applique.  

Le sous-bailleur doit veiller à bien différencier ses différentes activités de sous-location pour appliquer le taux de TVA approprié. L'utilisation d'un logiciel de facturation avec gestion de la TVA par activité est recommandée.